Recherche de bureau : comment bien définir ses besoins professionnels ?

Pour une entreprise, trouver le bon bureau c’est un peu comme choisir un logement : on s’engage à y passer une bonne partie de sa vie ! C’est un choix qui aura des conséquences concrètes sur notre efficacité, le bien-être de nos employés, l’image de l’entreprise et parfois même, sa croissance. Dans un contexte où les modes de travail évoluent rapidement (télétravail, flex office, coworking), la recherche de bureau n’est donc plus une simple question de surface ou de localisation.

Aussi, nous avons décidé aujourd’hui de partager une réflexion globale et structurée sur la recherche de bureau, afin de vous donner toutes les bonnes pistes pour cet exercice épineux.

Comprendre les enjeux de la recherche de bureau

La question de l’identité de travail

Chaque organisation a sa culture, ses routines, ses codes. Par exemple, une entreprise créative, comme une agence de communication, ne met pas en avant les mêmes valeurs qu’un cabinet d’experts-comptables. Elle n’a pas non plus les mêmes besoins, les mêmes contraintes opérationnelles. Dans un cas, les espaces ouverts, collaboratifs et modulables seront essentiels. Dans l’autre, on se souciera plus de la confidentialité, de l’acoustique... Ainsi, définir ses besoins dans sa recherche de bureau, c’est d’abord observer ses méthodes de travail, les interactions entre les équipes, les rythmes et les flux.

Anticiper les évolutions futures

La recherche de bureau doit être prospective. Va-t-on recruter dans les 18 mois ? L’entreprise envisage-t-elle d’ouvrir un nouveau service ? Est-ce que certains postes vont devenir hybrides ou 100 % distanciels ? Ces questions doivent orienter la recherche d’espace, sous peine de devoir déménager (ou réaménager) trop rapidement. Prenez l’exemple d’une entreprise tech, qui passe de 5 à 20 salariés en un an : elle doit prévoir cette croissance dans sa recherche initiale.

Identifier les principaux critères fonctionnels

La localisation du bureau : pas qu’une question de prestige

Avoir une adresse centrale est souvent valorisant : il n’y a qu’à voir la collection d’ambassades près des Champs-Elysées ! Mais d'autres critères prévalent : accessibilité en transport, proximité avec les clients, stationnement, environnement (services, commerces)... Une entreprise qui reçoit peu de visiteurs mais dont l’équipe est composée de jeunes actifs sans voiture, aura tout intérêt à choisir un quartier bien desservi par le métro, même en périphérie. Parfois même, on trouve des crèches intégrées au sein des grandes entreprises.

La surface utile et sa modularité

Vous cherchez un bureau, mais de quelle surface ? Plutôt que de raisonner en mètres carrés bruts, mieux vaut s’intéresser à l’utilisation effective des espaces : quelles zones pour le travail individuel, les réunions, les appels, la convivialité ? Une startup pourra préférer un plateau unique facilement modulable (avec cloisons amovibles et tables pliantes), tandis que le même cabinet comptable cherchera des zones bien définies pour chacune de ses activités.

L’acoustique et le confort thermique

Souvent sous-estimés dans la recherche de bureau, ces aspects ont un impact direct sur la productivité : un open-space sans cloisons acoustiques devient vite invivable, de même qu’un bureau surchauffé ou mal ventilé est source de conflits et de fatigue. C’est pourquoi, avant le choix définitif et l’installation des équipes, ne vous privez pas de faire des tests : simulation d’occupation et mesure de la température (idéalement entre 21 et 23 °C) sont loin d’être superflus avant l’installation.

Inclure les nouvelles attentes des salariés dans la recherche de bureau

Le bien-être au travail comme levier d’attractivité

Espaces verts, lumière naturelle, mobilier ergonomique, zones de pause confortables... autant d'éléments ont leur place en 2025, pour rendre l’entreprise attirante et savoir garder les talents. Une entreprise qui accorde de l’importance à ces détails envoie un signal positif à ses salariés actuels et futurs.

Ainsi, saviez-vous qu’Ubisoft à Montréal a un vignoble sur son toit ? Que LEGO a des toboggans et des ponts suspendus pour stimuler la créativité ? Vous avez besoin d’aide pour stimuler la vôtre, dans votre recherche de bureau ? Les experts de Yooco sont là pour vous guider.

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L’intégration du travail hybride et des thirds places

C’est presque une constante aujourd’hui, chez les offres d’emploi publiées par les entreprises : le « travail hybride » est proposé. La crise sanitaire a en effet redéfini les normes. De nombreuses entreprises adoptent un modèle alternant présentiel et télétravail. D’où l’émergence des third places, ces lieux informels qui sont pensés pour la collaboration et la reconnexion à l’équipe pour les salariés pas toujours présents au bureau. Les salons, les cafés, les espaces détente, sont là pour répondre à ce besoin.

Définir son budget de manière réaliste

Ne pas sous-estimer les coûts cachés

Rechercher un bureau, c’est aussi savoir penser au-delà du seul loyer : charges, travaux d’aménagement, mobilier, maintenance, services, déménagement... En choisissant un bureau « vide », une PME devra intégrer les coûts de cloisonnement, de mobilier et même parfois de raccordement informatique ! Ainsi, une solution clé en main est souvent plus coûteuse à court terme, mais plus simple à prévoir.

Investir intelligemment dans la durée

Beaucoup recherchent le prix le plus bas, alors qu’il faut penser retour sur investissement : certes, un bureau éloigné du centre-ville aura un loyer moins cher, mais fera perdre du temps de déplacement à l’équipe. De même qu’un espace mal conçu gênera la productivité. Un choix pertinent est donc celui qui accompagne durablement l’activité.

Par exemple, une société de conseil ayant opté pour un immeuble à énergie positive en centre-ville a vu ses charges diminuer tout en valorisant son image RSE. Autre exemple, une société de formation qui a opté pour un local en rez-de-chaussée, visible et facilement accessible, a accru sa notoriété locale et la fréquentation de ses sessions.

Quels outils pour bien orienter sa recherche de bureau ?

Le plan d’occupation projeté : un outil clé

En avez-vous entendu parler ? Il s’agit de représenter, même de manière simple, l’agencement futur des postes et des espaces. Cela permet de visualiser les flux, d’évaluer les densités et d’anticiper les besoins en cloisonnement. Grâce à une simple maquette 3D, une entreprise de design qui avait sous-estimé la surface utile a pu corriger son erreur avant signature.

Voici un exemple de space planning, l’autre nom du plan d’occupation projeté :

Les entretiens internes : sonder les usages réels

Impliquer les salariés dans la définition des besoins est une excellente pratique. Des entretiens ou sondages peuvent faire ressortir des besoins inattendus : vous vous apercevrez qu’un local à vélo sera plébiscité, qu’une salle silencieuse sera un besoin criant (sans mauvais jeu de mots), qu’une cuisine plus grande fera émerger les chefs cuistots de l'équipe que personne ne soupçonnait ! Cela permet aussi de faciliter l’adhésion au changement, car une entreprise a toujours des râleurs, y compris parmi ses meilleurs employés.

L’audit de l’espace actuel

Un peu comme avant de changer un site web ou d’acheter une voiture, il est utile de faire un point sur ce qu’on a déjà : qu’est-ce qu’on apprécie et qu’est-ce qui fonctionne ? Qu’est-ce qui freine ?

Dans notre historique de situations résolues facilement, il y avait ceci : une entreprise qui se plaignait de sa localisation, après notre audit, a réalisé que le problème venait surtout du manque de salles de réunion internes. Un simple réaménagement a suffi !

C’est donc un acte stratégique déterminant que de bien mener sa recherche de bureau. Un bureau engage des ressources, façonne des habitudes, transmet des valeurs. Mieux vaut y consacrer un temps réel de réflexion, quitte à se faire accompagner dans cette démarche.

Besoin d’un accompagnement personnalisé dans votre recherche bureau ? Les équipes de Yooco sont à votre écoute.

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